Mitarbeitergespräche - Ein Leitfaden für Führungskräfte und Personaler:innen

Die Zeiten, in denen Mitarbeitergespräche vor allem der Dokumentation zum Abmahnen dienen, sind zum Glück vorbei. Inzwischen sind regelmäßige Gespräche mit Mitarbeitenden das Rückgrat einer gesunden Unternehmenskultur und tragen maßgeblich zur Mitarbeiterbindung und -entwicklung bei. In diesem Beitrag möchten wir Führungskräften und HR-Verantwortlichen praktische Tipps an die Hand geben, um sich optimal auf verschiedene Arten von Mitarbeitergesprächen vorzubereiten. Wir führen Dich dabei entlang des Employee Lifecycles zu fünf Arten von Gesprächen. Setzt Du schon alle um?

Onboarding-Talk

Ein 1:1 Gespräch zwischen Führungskraft und Mitarbeitendem sollte unbedingt in der ersten Arbeitswoche des neuen Mitarbeitenden erfolgen. Es ist die Gelegenheit, Erwartungen zu klären, den Einblick in die Unternehmenskultur zu vertiefen und Vertrauen aufzubauen. Du kannst einen Überblick über die Teamkultur, -werte und -ziele geben und die Rolle deines Newbies schärfen.

Pro-Tipp: Bereite Dich auf das Gespräch vor, indem Du Dich nochmal über den Hintergrund des neuen Mitarbeitenden informierst und ermögliche dem Newbie Fragen zu stellen.

Feedback- und Zielsetzungsgespräche

Das wahrscheinlich bekannteste Mitarbeitergespräch, vor dem sich leider immer noch viele Teammitglieder fürchten. Dabei ist Feedback der Treibstoff für persönliches Wachstum und berufliche Entwicklung. Ziele helfen außerdem dabei, eine klare Agenda zu definieren und den Fortschritt zu überwachen. Ziele sollten nach Möglichkeit SMART (spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden) sein und bei Bedarf angepasst werden.

Eine offene Feedback-Kultur ersetzt dabei keinesfalls das terminierte Gespräch. Hier gilt: Alles, was direkt geändert werden kann, darf sofort konstruktiv kritisiert werden. Für alles andere solltest Du in einem terminierten Gespräch Feedback anhand beobachtbarer Verhaltensweisen geben und gemeinsam eine Lösung erarbeiten. Und ganz wichtig - egal ob im offiziellen Gespräch oder zwischendurch - Lob nicht vergessen!

Pro-Tipp: Es ist ratsam, Gehaltsverhandlungen nicht mit einem Feedbackgespräch zu vermischen. Die Kombination kann dazu führen, dass Mitarbeitende sich selbst positiver einschätzen, um ein höheres Gehalt zu verhandeln. Andersherum ist es auch möglich, dass Führungskräfte die Leistung des Teammitglieds herunterspielen, um Argumente gegen eine Gehaltserhöhung zu haben. So kann eventuell kein ehrliches Gespräch auf Augenhöhe entstehen.

Stay-Interviews

Stay-Interviews sind besonders in Zeiten des Fachkräftemangels immer wichtiger. Sie sind eine proaktive Maßnahme, um die Mitarbeiterbindung zu stärken und frühzeitig potenzielle Abwanderung zu identifizieren. Ziel ist, dass Mitarbeitende offen über ihre Bedürfnisse und Herausforderungen sprechen können. Die Aufgabe der Führungskraft ist hier in erster Linie das aktive Zuhören. Im Anschluss können gemeinsam mit der Personalabteilung individuelle Maßnahmen entwickelt werden, um die Zufriedenheit und Bindung des Mitarbeitenden zu stärken.

Pro-Tipp: Implementiere regelmäßige Follow-up Gespräche, um den Fortschritt zu überprüfen. Denn schlimmer als keine Stay-Interviews sind Gespräche, die am Ende zu keiner Änderung führen.

Konfliktgespräche

Konflikte am Arbeitsplatz sind unvermeidlich, aber sie können konstruktiv gelöst werden, wenn sie frühzeitig angesprochen werden. Besonders Personalerinnen können Führungskräfte ermutigen, Konflikte nicht zu ignorieren, sondern sie aktiv anzugehen. Im Gespräch solltest Du Empathie und Verständnis für die Perspektiven aller Beteiligten fördern. Falls erforderlich, ziehe einen neutralen Mediator hinzu, um eine faire Lösung zu erzielen.

Pro-Tipp: Klare Richtlinien und Prozesse für die Konfliktlösung können es allen Beteiligten einfacher machen, ins Handeln zu kommen. Hier können bspw. die Teilnehmer und der Rahmen für ein Konfliktgespräch kommuniziert werden.

Exit Interview

Wenn trotz Stay-Interview oder Konfliktgespräch die Kündigung auf dem Schreibtisch liegt, hilft meistens nur noch, daraus zu lernen. Ein Exit Interview bietet wertvolle Einblicke in die Gründe für das Ausscheiden eines Mitarbeitenden und kann dazu beitragen, zukünftige Abgänge zu verhindern. Die gewonnenen Erkenntnisse können helfen, Problembereiche zu identifizieren und Verbesserungsmaßnahmen einzuleiten. Außerdem fühlt sich der Mitarbeitende durch das Gespräch noch einmal wertgeschätzt und behält Dich so hoffentlich in guter Erinnerung.

Pro-Tipp: Stelle offene Fragen und ermutige Dein Teammitglied, ehrliches Feedback zu geben. Damit das gelingt, kann es sinnvoll sein, das Gespräch erst kurz vor dem letzten Arbeitstag zu terminieren.

Was Du beachten kannst

Je nachdem, können auch noch weitere Gesprächsarten für Dich und Dein Team in Frage 

kommen. Entscheide gemeinsam mit Deiner Personalabteilung, welche Gespräche für Euch sinnvoll sind und ggf. in welchem Abstand Ihr sie durchführen wollt. Ein paar Dinge solltest du jedoch immer beachten.

Auf Worte müssen Taten folgen

Egal welche Ziele, Ideen oder Entscheidungen man im Gespräch gemeinsam entwickelt hat, wenn Ihr es nicht bis zur Umsetzung schafft, können die Gespräche nur wenig bewirken.

Gute Vorbereitung ist das A und O

Aus Zeitmangel unvorbereitet in das Gespräch mit Mitarbeitenden gehen? Keine gute Idee! Mangelnde Vorbereitung kann schnell mit mangelnder Wertschätzung gleichgesetzt werden.

Gib Deinen Gesprächen Struktur

Jedes Gespräch sollte einen festen Rahmen haben und nicht zwischen Tür und Angel oder während der Mittagspause erfolgen. Feste Termine im Kalender, eine ungestörte Atmosphäre und genügend Zeit sind genauso wichtig wie eine gute Vorbereitung und eine feste Struktur (z.B. mit Hilfe eines Leitfadens).

Du hast Fragen zum Thema Mitarbeitergespräche? Buch Dir einen Slot in unserer kostenlosen HR-Sprechstunde. Der gelbe Button oben bringt Dich direkt zu unserem Kalender.