Die Kunst der Digitalisierung - wie HR zu Frust und Ineffizienz beiträgt

Während das Internet noch vor ein paar Jahren “Neuland” war, heißt es jetzt überall, dass wir digitaler werden müssen. Mehr als drei Viertel der Deutschen (77%) sehen ihr Land bei der Digitalisierung im unteren Drittel oder gar am Ende der internationalen Rangliste. Diese Selbsteinschätzung spiegelt auch die Realität vieler Unternehmen wider.

Aber ist halbherzig digitalisiert besser als gar nicht? 

Wir zeigen mit einem Beispiel, wie Digitalisierung zu Frust und Ineffizienz der Mitarbeitenden beiträgt und wie Du es in Deiner Organisation besser machen kannst.

Ein Beispiel stellvertretend für eine Nation?

“Ich mache kein Home Office, weil ich ohne Auto die 30 Akten pro Tag nicht nach Hause schaffen kann.”, schildert die Beamtin einer Berliner Behörde. “Das Problem ist: Wer kein Home Office macht, muss die Aufgaben von Personen im Home Office, die nur im Büro erledigt werden können, mitmachen.”

Sie arbeitet für eine Bundesbehörde mit 23 Standorten und aktuell rund 6.000 Beschäftigten. Vor einem Jahr wurde eingeführt, dass Bürger Anträge digital einreichen können. Es gibt allerdings immer noch keine digitalen Akten. Anträge, die über das Online-Formular eingehen, werden handschriftlich in die Papier-Akte übertragen.

Was wie ein schlechter Witz klingt, ist die Lebensrealität von Menschen, deren Arbeitsplatz nicht oder nur schlecht digitalisiert wurde. In vielen Behörden existieren zwar einzelne digitale Lösungen, diese sind jedoch nicht miteinander vernetzt, was zu Doppelarbeit und Ineffizienz führt. Unterm Strich stellt sich die Frage, ob eine schlechte Digitalisierung tatsächlich besser ist, als gar nicht zu digitalisieren.

Digitalisierung im Personalwesen

Besonders im Personalwesen kann der Hebel mit digitalisierten und automatisierten Prozessen groß sein. Routineaufgaben werden schneller und fehlerfreier erledigt und es bleibt mehr Zeit für strategische Projekte und den Austausch mit Mitarbeitenden und Führungskräften.

Halbherzige Digitalisierungsversuche können dagegen das Gegenteil bewirken, wie das Beispiel der Bundesbehörde zeigt. Misslungene Digitalisierungsprojekte können teure Fehlinvestitionen sein, die weder die erhofften Effizienzsteigerungen noch Kosteneinsparungen bringen. Zudem können sie das Vertrauen der Mitarbeitenden in digitale Lösungen nachhaltig schädigen und ein Hemmnis für echte Innovation werden.

Statt schlecht zu digitalisieren, wäre es in vielen Fällen sinnvoller, zunächst die grundlegenden Prozesse zu überdenken und zu optimieren. Erst dann kann eine durchdachte, ganzheitliche Digitalisierungsstrategie entwickelt und umgesetzt werden. 

Vorteile einer ganzheitlichen Digitalisierungsstrategie im Personalwesen

• Automatisierung von Routineaufgaben: Durch die Digitalisierung können zeitaufwendige HR-Aufgaben wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Urlaubs- und Krankheitsverwaltung sowie Zeiterfassung und Dienstplanerstellung automatisiert werden.

• Datenbasierte Personalplanung: Eine ganzheitliche Digitalisierungsstrategie ermöglicht es, durch den Einsatz von Analysetools fundierte Entscheidungen zu treffen, z.B. basierend auf Daten zu Mitarbeiterengagement, Leistungskennzahlen und Fluktuation.

• Verbesserte Mitarbeitererfahrung: Digitale Lösungen können - wenn die Veränderung kulturell begleitet wurde - zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und damit auch zu einer Steigerung der Effizienz beitragen.

Die Bedeutung der Medienkompetenz der Mitarbeitenden

Ein oft übersehender, aber entscheidender Faktor für den Erfolg von Digitalisierungsprojekten ist die Medienkompetenz der Mitarbeitenden. In einer zunehmend digitalisierten Arbeitswelt ist es unerlässlich, dass Beschäftigte über die notwendigen Fähigkeiten verfügen, um effektiv mit digitalen Medien und Technologien umzugehen.

Medienkompetenz umfasst dabei mehr als nur die technische Bedienung von Geräten und Software. Sie beinhaltet auch die Fähigkeit, digitale Medien kritisch zu reflektieren, Informationen zu recherchieren und zu bewerten sowie digitale Werkzeuge effektiv für die Arbeit einzusetzen. Unternehmen, die in die Medienkompetenz ihrer Mitarbeitenden investieren, profitieren langfristig von innovativem Denken und wettbewerbsfähigen Arbeitsprozessen

Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, dass ihre Mitarbeitenden unterschiedliche Niveaus an Medienkompetenz aufweisen. Während einige bereits versiert im Umgang mit digitalen Tools sind, haben andere möglicherweise Schwierigkeiten, sich an neue Technologien anzupassen. Letztendlich können Unternehmen durch die Förderung der Medienkompetenz ihrer Mitarbeitenden jedoch nicht nur ihre Effizienz steigern, sondern auch die Akzeptanz und den Erfolg von Digitalisierungsprojekten erhöhen.